Sistem 3 ana bölümden oluşmaktadır: (1) Veri Toplama, (2) Veri Değerlendirme ve Dizinleme ve (3) Tarama sistemleri.
(1) Veri Toplama (crawler)
Bu sistem kendisine tanıtılan kontrollü kütüphane listesini paylaşımlı olarak tarayıp bu sistemlerde genel
kullanıma açık olan katalog bilgilerini alarak kendi özel veri tabanında depolamaktadır.
Veri toplama işlemleri bu sistemlerin kullanılmadığı ya da çok az kullanldığı gece saatlerinde yapılmakta, bu sayede
bu kütüphanelerin internet sunucu bilgisayarlarına ek yük getirilmemektedir. Bazı sistemlerden ardışık olarak fazla sayıda bilgi alınması bu sistemlerin aşırı yüklenerek kapanmasına neden
olmaktadır. Bu sistemlerden veri toplama işlemleri bir defada çok az sayıda (10-50 arası) kayıt alınarak yapılmakta ve
sistemlerin çökmesi önlenmektedir.
Hangi kütüphanelerden bilgi alınacağı ve bu sistemlerin kayıt yapısı, bir defada alınabilecek kayıt sayısı gibi
parametreler sistem yöneticisi tarafından belirlenerek tanıtılan kütüphaneler belirli bir sıra ile paylaşımlı olarak
taranmaktadır. Bu sayede tarama işlemi sırasında herhangi bir nedenle internet erişimine kapalı olan kütüphaneler bir
sonraki döngüde yeniden test edilerek veri aktarımı tamamlanmaya çalışılmaktadır. Ardışık olarak yaplan testlerde
sürekli olarak kapalı durumda görünen kütüphaneler tarama listesinden çıkarılmaktadır.
Listede bulunan tüm kütüphaneler taranıp toplanan veriler bir sonraki bölümde değerlendirmeye alındıktan sonra tarama
ve toplama işlemleri yeniden başlatılmaktadır. Bu sayede, toplanan bilgilerde süreç içerisinde yapılabilecek olan
değişiklik ve eklemeler de bir sonraki tarama döneminde ana veri tabanına aktarılmaktadır. MiLAS sistemini kullanan
kütüphanelerde ortalama 2 haftada bir veriler yenilenmekte, diğer sistemlerden ise 4-6 haftada bir yeniden veri
doğrulaması yapılmaktadır. Internete açık kütüphanelerin veri yapılarının MARC uyumlu olması gerekmemektedir.
Sistem MiLAS ve benzeri MARC uyumlu sistemlerden doğrudan veri aktarımı yapmakta, diğer uyumsuz sistemlerden alınan
verileri ise uygun MARC alanlarına aktarmaktadır. Bu sayede oluşan ana veri tabanı tümüyle MARC uyumlu bir yapıda
oluşturulmaktadır.
(2) Veri Değerlendirme ve Dizinleme
Sisteme dahil olan 419 kütüphanenin de aynı düzeyde kataloglama yapması beklenemez. Bu nedenle derlenen verilerin analiz
edilmeden tarama işlemine verilmesi aynı materyale ait yüzlerce farklı katalog kaydı bulunmasına yol açacak, bu da
sistemin kolay kullanılır olmasını engelleyecektir. Bu verilerin akıllı bir sistem tarafından analiz edilerek benzer
kayıtların birleştirilmesi, MARC yapılarına göre en uygun kayıtların belirlenmesi ve son kullanıcıya en doğru bilginin
verilmesi esastır.
Bu sistem bir önceki adımda oluşan veri tabanı üzerinde doğrulama, birleştirme ve dizinleme işlemlerini gerçekleştirerek
tarama işlemine hazır hale getirmektedir:
Toplanan veriler yazar adı, eser adı, tarih, yayın bilgileri gibi temel alanlarına göre benzerlik testine sokulur. Bu
işlem için geliştirilen özel algoritma ile birbirinden farklı şekillerde girilmiş olan katalog kayıtları %90 başarı ile
birleştirilebilmektedir.
Bu işlem sırasında tüm kayıtlar %100 MARC uyumu açısından derecelendirilmektedir. Temel MARC alanlarının tümü
belirtilmiş olan kayıtlar 90-95/100 puan almakta, az sayıda bilgi alanı verilmiş olan kayıtlar ise 10-15/100 puan
almaktadır. Bu puanlama sonucuna göre en yüksek değeri alan kayıt diğer benzer kayıtlardan da gelen bilgilerle
desteklenerek olabilecek en üst düzey MARC kayıdı elde edilmektedir. Bu işlemlerde aynı zamanda herhagi bir
kayıtta bulunan tüm eksiklikler de belirlenmektedir. Bu özellik ile talep edilmesi durumunda herhangi bir kütüphane
koleksiyonunun hatalı ya da eksik kayıtları listelenerek ilgili kütüphanenin kullanımına verilebilmektedir.
Kullanıcıları yanıltmamak amacı ile, eğer bir materyal ile ilgili 2 ya da daha az sayıda kütüphaneden veri eşlenmiş
ise o materyal ile ilgili bir MARC kayıdı oluşturularak kullanıcılara gösterilmemekte yalnızca 3 veya daha fazla sayıda
kütüphanede bulunan materyal ile ilgili olarak birleştirilen MARC kayıdı gösterilmektedir. Kullanıcılar ayrıca, herhangi
bir kütüphaneden gelen kayıdı da alındığı haliyle görebilmektedir. İşlenen veriler üzerinde gerekli otorite
dosyaları hazırlanmakta ve tarama bölümünde olabilecek en hızlı sorgulama için özel olarak dizinlenmektedir.
(3) Tarama
Sistemin kullanıcılara açık bölümüdür. Bu kısımda öncelikle çok basit bir sorgulama ekranı kullanılarak uzman olmayan
kişilerin de sistemi rahatlıkla kullanabilmeleri amaçlanmıştır.
Kullanılan özel dizinleme yöntemleri sayesinde sistem yaklaşık 3 milyon kayıt içerisinde yapılan genel bir taramayı 0,002
saniyede tamamlamaktadır. Sistemin genel yükünün durumuna ve kullanılan internet hatlarının hızına göre bulunan sorgulama
sonuçlarının kullanıcıya iletilmesi tabii ki daha fazla zaman alacaktır ancak aynı anda 1000 kullanıcının sistemden
sorgulama yapması durumunda bu sürenin 2-3 sn.’yi aşmayacağı beklenmektedir.
www.kutup.org adresinde yayınlanan bu sitenin tüm sayfaları kullanıcıların bekleme sürelerini en aza indirebilmek amacı
ile hiçbir grafik çalışma içermemektedir.
KuTup’ta hangi kütüphaneler var?
KuTup sistemine ilk aşamada belirlenen iki farklı otomasyon sistemini kullanan kütüphaneler dahil edilmiştir. Bu
sistemleri kullanan ve internet erişimine açık olan kütüphane katalogları taranarak veri tabanına aktarılmaktadır.
Ülkemizdeki diğer otomasyon sistemleri kullanan kütüphaneleri de en kısa zamanda sisteme dahil etmek için çalışmalar
sürdürülmektedir.
Öncelikle çevirim-içi katalog sistemlerini hedef alan bu çalışma zaman içerisinde diğer benzer sistemleri de kapsayacak
şekilde genişletilecektir (ör. Kültür ve Turizm Bakanlığı Yazma ve Nadir Eserler sistemi, Ankara Üniversitesi Açık Erişim
sistemi gibi).
Toplu Katalog’a eklenecek ya da eklenmeyecek sistemler, yaygınlık, kayıt sayısı, kayıt düzeni ve içeriklerine göre
değerlendirilmektedir.
Sistemin yapısı, özellikle MARC uyumlu çevirim-içi tüm kütüphanelerden veri toplamaya uygundur. Bu sayede istendiğinde
ülkemizdeki kütüphaneler yanında Amerikan Kongre Kütüphanesi (Library of Congress), Almanya Milli Kütüphanesi (Deutsche
Nationalbibliothek) gibi uluslar arası büyük kütüphanelerin de sisteme eklenmesi mümkündür.
KuTup’u kullanmak için bilgisayarıma herhangi bir program kurmalı mıyım?
KuTup sistemi tümüyle platform-bağımsız, internet-tabanlı bir sistemdir. Bu sistemi kullanabilmek için yalnızca
bilgisayarınızdaki standart internet-tarayıcı program yeterlidir.
Sisteme her türlü işletim sisteminden erişilebilir.
KuTup’u kullanmak için herhangi bir ücret ödeyecek miyim?
KuTup bir toplumsal hizmet projesidir ve hiç bir ticari amaç güdülmeden geliştirilmiştir. Sistem gerek kütüphaneciler,
gerekse araştırmacılar tarafından ücretsiz olarak kullanılabilir.
Mikrobeta Yazılım olarak bu türlü ortak bilgi bankalarının ticari amaçla kullanılmasını etik olarak doğru bulmadığımızı
belirtiriz.
KuTup’tan kayıt kopyalayabilir miyim?
Sistemden kayıt kopyalamak serbesttir. Sistemden alacağınız MARC dosyalarını bilgisayarınıza kaydedebilir ve MARC uyumlu
herhangi bir otomasyon sistemine aktarabilirsiniz.
Sistemin genel güvenlik atyapısı içerisinde, uzaktan erişim ile bir defada sınırsız sayıda kayıt almak isteyebilecek
saldırı sistemlerine karşı özel bir önlem konulmuştur. Sistem, bir adresten gönderilen ardışık sorgulamalarda belirli bir
sayıda sorgulamadan sonra kullanıcıyı devre dışı bırakmaktadır. Eğer bu şekilde toplu veri almak isterseniz lütfen teknik
ekibimiz ile iletişime geçiniz.
KuTup’taki kayıtlar ne kadar günceldir?
Daha önceki bölümde belirtildiği gibi taranılan sistemin özelliklerine göre kayıt yenileme sıklığı 2 ila 6 hafta arasında
değişmektedir.
Sistem tasarımında özellikle devre-içi tarama işlemi yapılmamış ve veriler sunucu birimlerin boşta olduğu zamanlarda
yapılarak toplam internet yükleri en aza indirgenmiştir.
Sorgulama sırasında ilgili kütüphanelerin o anda taranması ile en güncel bilgilerin sağlanması da tabii ki mümkündür ancak
böyle bir sistemde: (1) aynı anda bu sistemi kullanan binlerce kullanıcının taleplerinin karşılanması amacı ile çok büyük
boyutlarda bir internet bant genişliği kullanılacak, (2) Kütüphanelerin sunucu birimleri sürekli olarak aşırı yüklenmeye
maruz kalacak ve (3) sorgulama anında herhangi bir nedenle kapalı olan bir kütüphane tarama sistemi dışında kalacaktır.
Yukarıdaki açıklama çerçevesinde, kendi kütüphanenize yeni eklediğiniz ya da düzetme yaptığınız bir kayıdın anında ana
veri tabanına işlenmesi mümkün değildir. Bu değişiklikler 2-6 hafta içerisinde gözlenebilecektir
Çalıştığım kütüphane KuTup’a dahil değil, ekleyebilir misiniz?
KuTup ilk aşamada belli otomasyon sistemlerini tarayacak şekilde tasarlanmıştır. Yaygın olarak kullanılan diğer
sistemlerin de kısa bir süre içerisinde sisteme dahil edileceğini daha önce belirtmiştik. Kısa bir süre içerisinde kendi
kütüphanenizi listede göremezseniz “Kütüphane ekle” bağlantısını tıklayıp kütüphanenizin öncelikli olarak KuTup’a dahil
edilmesi için başvuru yapabilirsiniz.
Eğer kütüphanenizin çevirim-içi bir katalogu var ancak kullandığınız yazılım size özel geliştirilmiş bir sistem ise;
katalogunuz kurum-içi kullanıma açık ancak internet erişimine kapalı ise; ya da herhangi bir otomasyon sistemini
kullanmayıp bilgilerinizi excel, access ya da benzeri bir sistemde tutuyorsanız ve kendi kayıtlarınızın da bu sistemde yer
almasını istiyorsanız başvuru formundan sonra sizinle iletişime geçecek olan teknik ekibimize verilerinizi herhangi bir
elektronik ortamda göndermeniz yeterli olacaktır.
Kütüphanemin KuTup’tan taranmasını istemiyorum, ne yapmalıyım?
Şu anda tarama listesinde bulunan ancak herhangi bir nedenle kütüphanesindeki bilgileri Türkiye Bilgi Merkezleri Toplu
Katalogunda görmek istemeyen bilgi merkezlerinin admin@kutup.org adresine bir e-posta göndererek talepte bulunmaları
durumunda ilgili kütüphane hemen devre-dışına alınacaktır.
KuTup ile ilgili tüm görüş ve önerilerinizi admin@kutup.org adresine gönderebilirsiniz.